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FAQ

1. Welche Vorteile haben Sie, wenn Sie die Dienstleistung des Energiegutscheins in Anspruch nehmen?

Mit einfachen Mitteln können Sie Ihre Mitarbeiter motivieren und an Ihr Unternehmen binden. Für potentielle Mitarbeiter steigern Sie die Attraktivität Ihres Unternehmens. Des Weiteren können Sie über das Modell Lohnnebenkosten einsparen (Sozialabgaben & Steuern).

2. Wie funktioniert das Modell grundsätzlich?

Ihr Energieversorger bietet Geschäftspartnern die Möglichkeit, den eigenen Mitarbeitern eine steuerfreie Zuwendung zu gewähren. Die Zuwendung besteht aus Energiegutscheinen, die Sie für Ihren Mitarbeiter kaufen und über die Gehaltsabrechnung jeden Monat abrechnen. Die Zuwendung wird gezielt genutzt, um die Energierechnung des Mitarbeiters bei seinem Energieversorger zu reduzieren. Sie bestimmen die Höhe der Zuwendung. Dabei liegt der Höchstsatz bei 44 €. Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch bereits Sachbezüge in Anspruch nehmen, können Sie den Betrag reduzieren, sodass die Freigrenze von 44 € für Sachbezüge nicht überschritten wird.

Beispielrechnung:
Ein verheirateter Arbeitnehmer mit Lohnsteuerklasse IV, zwei Kindern, konfessionslos und einem Bruttolohn von 2.000 € monatlich (24.000 € im Jahr) bekommt von seinem Arbeitgeber noch zusätzlich einen monatlichen Sachbezug (Energiegutschein) in Höhe von 44 €. Bei einer normalen Gehaltserhöhung in Höhe von 44 € brutto pro Monat verbleiben dem Mitarbeiter lediglich ca. 23 € netto pro Monat. Dies bedeutet im Vergleich zum Energiegutschein eine Verschlechterung des Nettos um fast die Hälfte (23,75 € monatlich bzw. 285 € im Jahr).

3. Warum sollten Sie Ihren Mitarbeitern bis zu 44 € zusätzlich gewähren?

Der Arbeitsmarkt in Deutschland hat sich grundlegend verändert. Durch den aktuellen Fachkräftemangel und den demographischen Wandel (Alterspyramide) ist eine Situation entstanden, in der Unternehmen um die Gunst kompetenter und gut ausgebildeter Mitarbeiter wetteifern. Die Attraktivität Ihres Unternehmens entscheidet deshalb zunehmend über Erfolg oder Misserfolg am Markt und wird zum Wettbewerbsvorteil. Mit dem Energiegutschein verfügen Sie über ein fortschrittliches, spürbar hochwertiges Tool, das Ihnen hilft, zusätzliche, bezahlbare Anreize zu schaffen, um so bestehende Mitarbeiter zu motivieren und zu binden bzw. neue Mitarbeiter zu gewinnen.

4. Besteht die 44-€ -Option (steuerfreier Sachbezug) auch dann, wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern bereits kostenloses Obst zur Verfügung stellt?

Ja. Obstkörbe oder Snacks für Mitarbeiter sind Genussmittel und fallen nicht unter den 44 € steuerfreien Sachbezug (§ 8 Abs. II Satz 11 EStG).

5. An wen darf der Arbeitgeber den Energiegutschein ausgeben?

Grundsätzlich darf der Energiegutschein, wie Sachbezüge im Allgemeinen, an alle Mitarbeiter ausgegeben werden. Die Vertragsart ist dabei nicht relevant. Somit können auch Minijobber, Mitarbeiter in der Gleitzone, Auszubildende oder Werkstudenten den Energiegutschein nutzen. Miteingeschlossen sind grundsätzlich auch Angestellte im öffentlichen Dienst, die Nutzung des Sachbezug sollte dabei im Tarifvertrag geregelt sein.

6. Ist die Jahresgebühr ein geldwerter Vorteil und fällt in die 44-€-Freigrenze nach § 8 Abs. II Satz 11 EStG?

Nach aktuellem Lexikon des Lohnbüros (DATEV Ausgabe 58) handelt es sich bei der Jahresgebühr nicht um einen geldwerten Vorteil, wenn die Beträge von privaten Endverbrauchern nicht verlangt werden. Finanzamtliche Anrufungsauskünfte bestätigen diesen Standpunkt.

7. Was kosten die Energiegutscheine und wie können Sie diese für Ihr Unternehmen bestellen?

Die Höhe des Energiegutscheins bestimmen Sie in Abstimmung mit Ihren Mitarbeitern. Aufgrund der Ersparnis an Lohnnebenkosten empfiehlt sich grundsätzlich die Gewährung der vollen Höhe von 44 € pro Monat. Sollten Sie bereits andere steuerfreie Sachbezüge anbieten, so müssen diese entsprechend angerechnet werden.
Es entstehen geringe zusätzliche Kosten gegenüber Grünspar in Form einer monatlichen Bearbeitungsgebühr pro Mitarbeiter. Die Höhe der Bearbeitungsgebühr ist abhängig von der Anzahl der am Programm teilnehmenden Mitarbeiter. Darüber hinaus fallen keine weiteren Kosten für Ihr Unternehmen oder Ihre Mitarbeiter an.
Sie können die Energiegutscheine einfach und bequem online über ein Portal verwalten und bestellen.

8. Gibt es bestimmte Voraussetzungen für den Einsatz der Energiegutscheine?

Die 44-€-Freigrenze des Sachbezuges je Monat darf nicht überschritten werden. Diesbezüglich sollte Ihre Personalabteilung im Vorfeld prüfen, ob weitere Sachbezuge gegenüber den Mitarbeitern gewährt werden. Diese müssen entsprechend berücksichtigt werden.
Des Weiteren muss der Mitarbeiter, der den Energiegutschein in Anspruch nehmen möchte, bei dem Energieversorger ein aktives Vertragsverhältnis besitzen, bei welchem Ihr Unternehmen gleichfalls Geschäftskunde ist. Hier bieten wir attraktive Wechselkonditionen für Ihre Mitarbeiter an.

9. Gibt es bei den Energiegutscheinen eine Mindestbestellmenge?

Es gibt keine Mindestbestellmenge für Energiegutscheine.

10. Wie lange ist der Energiegutschein gültig?

Der Energiegutschein ist wie viele andere Gutscheine grundsätzlich drei Jahre gültig. Da jedoch die Energiegutscheine monatlich automatisch in den Kundenkonten der Mitarbeiter eingelöst werden, spielt die Gültigkeit hier keine Rolle.

11. Was muss Ihr Mitarbeiter tun, um an der Aktion teilzunehmen?

Die Mitarbeiter registrieren sich einmalig auf unserer Online-Plattform mit den Kundendaten ihres Energieversorgers. Der Energieversorger prüft, ob zu diesen Kundendaten ein aktiver Vertrag vorliegt, auf den die Energiegutscheine angerechnet werden können. Abhängig von der Höhe des Gutscheines wird automatisch beim Mitarbeiter der Abschlag bei dem Energieversorger um den entsprechenden Betrag gekürzt.

12. Muss nachgewiesen werden, wann der Sachbezug gewährt wurde?

Im Fall einer Überprüfung durch das Finanzamt muss der Arbeitgeber nachweisen können, wann und in welcher Höhe der Sachbezug gewährleistet wurde, da die Freigrenze von 44 € eingehalten werden muss. Unser Onlinetool hilft Ihnen dabei. Sie können die Daten online für das Finanzamt zu revisionszwecken exportieren.

13. Muss der Arbeitsvertrag für den steuerfreien Sachbezug von 44 € geändert werden?

Eine Pflicht zur Änderung des Arbeitsvertrages besteht nicht. Allerdings wird aufgrund der Tatsache, dass es sich beim Sachbezug um einen Gehaltsbestandteil handelt, empfohlen dies schriftlich festzuhalten. Wir halten dafür ein Muster für eine Arbeitsvertragsergänzung für Sie bereit.

14. Wie stellt sich die "Aufsparung" aus Steuer- und Sozialversicherungssicht dar?

Laut Bundesministerium der Finanzen (BMF) ist lediglich der Zeitpunkt, an dem der Gutschein zur Verfügung gestellt wird, entscheidend und nicht das Datum der Einlösung. Es muss auch nicht nachgewiesen werden, wofür der Gutschein letztendlich eingesetzt wurde.

15. Wie lange dauert die Zustellung des Energiegutscheins?

Nach Bestellung und erfolgtem Zahlungseingang werden die monatlichen Energiegutscheine sofort zugestellt. Die bestellten Energiegutscheine werden automatisch eingelöst und zur Gutschrift an Ihren Energieversorger weitergeleitet. Im Regelfall erfolgen die monatlichen Gutschriften automatisiert zwischen den Parteien. Datenübertragung und -austausch erfolgen in Echtzeit.

16. Warum ist die Grünspar GmbH mein Vertragspartner bei der Abwicklung der Gutscheine?

Die Grünspar GmbH ist ein Partner vieler Energieversorger. Sie ist spezialisiert auf Online-Geschäfte und stellt daher die technischen Voraussetzungen für die Abwicklung der Energiegutscheine.

17. Wie verhält es sich mit dem Energiegutschein bei Mitarbeitern im öffentlichen Dienst?

Die Nutzung des Energiegutscheines ist auch im öffentlichen Dienst möglich und sollte idealerweise im Tarifvertrag festgehalten sein.

18. Zählen Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge mit zum steuerfreien Sachbezug?

Nein, Betriebsveranstaltungen können parallel zum Energiegutschein gewährt werden. Laut R 19.5 LStR gibt es einen Freibetrag von 110 € pro Mitarbeiter und Veranstaltung.

19. Können Sachleistungen zu besonderen Ereignissen, wie Geburtstag oder Hochzeit, zusätzlich zum Energiegutschein gewährt werden?

Laut R. 19.6 Abs. 1 LStR dürfen zu besonderen Ereignissen Sachleistungen bis zu einer Freigrenze von maximal 60 € inklusive Umsatzsteuer gewährt werden. Fehlt das persönliche Ereignis bei einer Sachzuwendung, fällt diese unter den Sachbezug und muss für den Energiegutschein berücksichtigt werden.

20. Dürfen Mitarbeiter Beträge des Energiegutscheins ansparen?

Das Zuflussprinzip (R38.2 Abs. 3 LStR) regelt, dass für steuerfreie Sachleistungen der Zeitpunkt wichtig ist, zu dem der Arbeitgeber diesen gewährt. Dies erfolgt beim Energiegutschein mit Einlösung des Gutscheins bei Grünspar. Diese Einlösung passiert automatisch auf dem Mitarbeiterkonto, sobald der Arbeitgeber den Gutschein bezahlt hat. Somit dürfen Mitarbeiter nach dieser Einlösung Beträge zur späteren Verwendung auf Ihren Kundenkonten ansparen, solange keine Barauszahlung erfolgt.

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